Gerenciamento de agências com base em dados: como implementar na prática?

Confesso que nunca fui a maior fã dos números. Quando comecei meu curso superior, um dos motivos que me levaram a escolher comunicação foi a crença de que esse seria um ótimo caminho para alguém que não se sentia confortável com cálculos – um equívoco típico de uma jovem universitária.

No entanto, à medida que continuei estudando e me aprofundando na área, fui entendendo que os números são verdadeiros aliados em qualquer planejamento. Afinal de contas, como saber se estou no caminho certo sem conseguir mensurar os resultados? 

Bem, entender a importância dos números e dados é uma coisa. Se sentir confiante trabalhando com eles é outra bem diferente.

Foi ao longo dos últimos oito anos trabalhando em agências e assessorias de comunicação, que percebi que não estou sozinha nessa jornada. De acordo com uma pesquisa da Qlik, apenas 24% dos tomadores de decisão se sentem confiantes em sua capacidade de usar dados.

Mas não precisa ser assim. 

Neste artigo, quero compartilhar um pouco sobre o que fiz para superar minhas limitações com números e me tornar uma profissional totalmente data-driven, e aplicar isso no gerenciamento de agências.

Também vou te mostrar como você pode fazer o mesmo e, se quiser, como ter uma ajuda extra com softwares de gerenciamento exclusivos para agências.

Vamos lá?

Por que e como utilizar os dados no gerenciamento da minha agência?

Entre os erros mais comuns observados em agências, destacam-se a falta de assertividade na definição de preços pelos serviços oferecidos e os desafios em dividir os custos operacionais, o que acaba prejudicando a estabilidade da projeção financeira.

Além disso, a dificuldade em medir determinados dados e a falta de compartilhamento de informações entre as equipes também contribuem para situações desafiadoras. 

Em meio a esse mar de informações, estabelecer métricas e, consequentemente, mensurá-las e usá-las na tomada de decisão, não é uma tarefa tão simples. 

São diversas demandas simultâneas, vários colaboradores em um único projeto e, frequentemente, prazos apertadíssimos. 

Organizar o fluxo de trabalho e tornar os dados gerenciáveis oferece a oportunidade de tomar decisões mais assertivas, investir tempo e recursos na otimização de processos e no crescimento da agência.

E os números falam por si: de acordo com o relatório Insights-Driven Businesses Set the Pace for Global Growth, empresas que adotam uma abordagem orientada por dados registram um crescimento anual superior a 30%.

E como driblar as dificuldades comuns na maioria das agências e fazer uma gestão de dados eficiente para tomada de decisões mais assertivas? É aí que a implementação de um software pode ser de grande auxílio.

A adoção de um sistema focado na gestão de agências pode contribuir para:

• Automatização de processos.
• Melhoria na tomada de decisões.
• Controle financeiro.
• Aprimoramento da gestão de equipe.
• Melhoria na relação com o cliente.
• Segurança no armazenamento de dados.
• Escalabilidade.

Foram incontáveis os perrengues que passei tentando mensurar dados de forma eficaz e estabelecer metas claras em minha trajetória profissional. 

Quando entrei em contato pela primeira vez com o Studio, em 2019, a primeira coisa que pensei foi: “Como teria sido bom conhecer essa ferramenta mais cedo”.

Através dele, descobri uma maneira de enxergar novas oportunidades, deixando de lado minha insegurança e mergulhando de cabeça no universo da análise orientada por dados.

Tornando a gestão pautada em dados ainda mais simples

Bem, o Studio nada mais é do que um software específico para gestão de agências que engloba todos os setores em um mesmo lugar. 

Através do cruzamento de dados, com mais de 40 relatórios disponíveis, ele traz a possibilidade de visualizar de forma clara algumas situações que, normalmente, consideramos quase impossível de serem mensuradas.

Vou dar alguns exemplos:

Metrificação de tempo investido em cada demanda

Nem sempre o tempo investido em um projeto pode ser mensurado com precisão, o que torna o planejamento mais complexo e pode resultar em uma precificação abaixo do custo real.

É por isso que uma das funcionalidades que eu mais gosto dentro do Studio é o timesheet, que calcula de forma simples e precisa quanto tempo um colaborador dedica a cada etapa do projeto.

Quem nunca concluiu que uma peça de design pudesse ser feita “rapidinho”, só para descobrir que era muito mais complexa do que o esperado, com inúmeras solicitações de ajustes por parte do cliente?

Alias, a refação também pode ser contabilizada no sistema, o que possibilita um acordo entre a agência e o cliente, estabelecendo um limite para o número de refações ou cobrando por elas.

Dessa forma, você pode garantir a otimização do trabalho da sua equipe e, por meio de relatórios, como a duração das atividades e o número de refações mensais, automatizar ainda mais seus processos.

Cálculo de custo em um projeto, levando em conta o valor por hora dos colaboradores envolvidos

Outra dificuldade comum dentro de agências é, ao determinar tarefas, estipular o time envolvido.

Normalmente, avaliamos a senioridade e o número de demandas. Mas até que ponto o custo de cada profissional pode influenciar na precificação de um projeto?

Por exemplo, atribuir determinadas tarefas aos colaboradores juniores pode resultar em economia de custos, permitindo que os colaboradores seniores desempenhem funções mais estratégicas em outros projetos. 

Distribuindo de forma estratégica as tarefas para os colaboradores, é mais fácil aumentar a quantidade e/ou nível de qualidade das entregas, e tudo isso pode ser medido por meio de relatórios dentro do Studio, como o “Duração de Atividades X Custo”.

Análise de quais clientes e projetos demandam mais tempo da equipe

Quem trabalha com atendimento sabe que sempre haverá aqueles clientes que demandam um pouco mais. Pedem mais ajustes, demoram um pouco mais para aprovar e acabam consumindo um tempo maior do que o inicialmente planejado para a execução do projeto. 

Por isso, um dos meus relatórios favoritos é o Ranking de Clientes, que me permite analisar em quais clientes minha equipe investe mais tempo e se, de fato, esse cliente tem sido lucrativo.

Comunicação direta com o cliente dentro da própria plataforma

Tendo a otimização de tempo como um dos principais fatores na busca pelo gerenciamento pautado em dados, a integração entre departamentos é um diferencial ímpar. 

No entanto, essa estratégia não deve se limitar apenas aos departamentos, mas também à comunicação com os clientes.

Economizar horas esperando por uma resposta no WhatsApp, um simples “ok” por e-mail ou até mesmo uma reunião exclusiva para aprovação ajuda – e muito – a consolidar processos. 

O Módulo de Comunicação com o Cliente oferece a possibilidade de envolvê-los no fluxo de trabalho da sua equipe, permitindo que eles aprovem ou solicitem ajustes diretamente pela plataforma.

O gerenciamento de agências com base em dados é mais que uma opção

Em um cenário onde qualquer erro pode ter um impacto significativo no seu negócio, e os riscos precisam ser cada vez mais reduzidos, tomar decisões baseadas em dados, em vez de confiar apenas em achismos, não é mais uma opção. É uma necessidade!

Investir em um software que auxilie na gestão baseada em dados é escolher trilhar um caminho em direção ao crescimento, tendo segurança em suas ações.

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